Klachtenregeling Voedselbank Naarden, Bussum & Hilversumse Meent

Bij de Voedselbank Naarden, Bussum & Hilversumse Meent werken ruim 65 vrijwilligers aan het verstekken van voedselpakketten aan mensen die dat nodig hebben.

Met zoveel vrijwilligers kan het voorkomen dat er ergernissen ontstaan. Dat kan komen door de werksituatie of door opmerkingen of gedrag van een andere vrijwilliger, coördinator, of van een bestuurslid.

Ook kan er sprake zijn van grensoverschrijdend gedrag. Het kan bijvoorbeeld gebeuren dat je last hebt van agressie, (seksuele) intimidatie, (seksueel) geweld, discriminatie, pesten of dat je meent misstanden in de organisatie waar te nemen. Zoiets ontneemt de vrijwilliger plezier in het werk wat opgelost moet worden.

Daarvoor is een klachtenregeling ontwikkeld en een vertrouwenspersoon aangesteld.

De vertrouwenspersoon

De vrijwilliger kan een vertrouwenspersoon bellen als zij /hij een klacht wil indienen of als zij/hij niet meer weet hoe zij/hij zelf met het conflict, de klacht of andere situatie verder kan.

De vertrouwenspersoon is bereikbaar voor de vrijwilliger zonder toestemming van de coördinator, of het bestuur. De vertrouwenspersoon is dus voor alle vrijwilligers vrij toegankelijk.

De vertrouwenspersoon kan de vrijwilliger ondersteuning aanbieden bij het oplossen van het conflict, het bespreken van de klacht en bij het melden van grensoverschrijdend gedrag.

Datgene wat met de vertrouwenspersoon wordt besproken blijft tussen de vrijwilliger en de vertrouwenspersoon. Als er sprake is van (levens) bedreigende situatie voor de vrijwilliger of een ander, onderneemt de vertrouwenspersoon actie naar het bestuur, maar bij voorkeur samen met de vrijwilliger of met mede weten van de vrijwilliger.

Een vertrouwenspersoon lost nooit in zijn/haar eentje het probleem van de vrijwilliger op, maar altijd samen met de vrijwilliger. Meer informatie over de vertrouwenspersoon.

De klachtenregeling voor vrijwilligers

1. Bespreek zo mogelijk jouw ergernis over de gebeurtenis met degene op wie jij boos bent of aan wie jij je ergert. Betreft het een collega-vrijwilliger, dan ga je met haar/hem in gesprek.
2. Lukt het niet om jouw ergernis met de collega vrijwilligers te bespreken, bespreek het dan met de coördinator van je afdeling of de coördinator Vrijwilligers, die kan proberen om in een gesprek met jouw collega-vrijwilliger het probleem op te lossen.
3. Praat jij liever eerst met de vertrouwenspersoon, dan kun jij hem of haar mailen of bellen.
4. Komen jullie er samen niet uit dan is het mogelijk bij het bestuur (voorzitter) een klacht in te dienen. Hiervoor is het nodig dat jij (eventueel samen met jouw coördinator) jouw klacht opschrijft en aan de voorzitter stuurt of geeft.
5. De voorzitter nodigt je uit voor een gesprek. Hierna kan een gesprek met je collega-vrijwilliger volgen.
6. Het is natuurlijk ook mogelijk dat jij je als vrijwilliger onheus behandeld voelt door jouw coördinator of het bestuur of een bestuurslid. Dan is de eerste stap om dit te melden aan de vertrouwenspersoon. Hierop volgt een gesprek met een vertegenwoordiger van het bestuur.
7. Het bestuur zal zo spoedig mogelijk, uiterlijk een week na ontvangst van jouw klacht, laten weten hoe (en door wie) jouw klacht wordt beoordeeld of behandeld. Het bestuur doet uiterlijk 4 weken na ontvangst van de klacht uitspraak (behoudens verlenging van deze termijn). Ben je het met deze uitspraak niet eens, dan kun je de klacht schriftelijk voorleggen aan de commissie van wijzen van Voedselbanken Nederland. De klacht kan worden gestuurd naar het adres klachten@voedselbankennederland.nl. De klachten worden doorgezonden naar de voorzitter van de commissie.

Voor cliënten, hulpverleners en leveranciers

8. Klachten van cliënten, hulpverleners en leveranciers kunnen schriftelijk worden ingediend bij de secretaris van het bestuur van de Voedselbank Naarden, Bussum & Hilversumse Meent. Een vertegenwoordiger van het bestuur gaat met de klager in gesprek en doet, al dan niet na overleg met de persoon die het betreft, een uitspraak.

Bemiddeling/arbitrage

9. Ben jij het niet eens met de uitspraak van het bestuur, dan is er de mogelijkheid om een verzoek om bemiddeling te doen aan de onafhankelijke Commissie van Wijzen van Voedselbanken Nederland. Dit verzoek kan dan worden gestuurd aan het adres: klachten@voedselbankennederland.nl.
10. Als de bemiddeling niet tot een bevredigend resultaat leidt, kan aan het onafhankelijke Arbitragecollege Voedselbanken Nederland gevraagd worden om een bindende uitspraak te doen. Ook dit verzoek kan worden gezonden aan het adres klachten@voedselbankennederland.nl